文書の校正とは?~校正とプルーフリーディングの違い~

文書の校正とは?~校正とプルーフリーディングの違い~

多くの人は、文書の校正について漠然とではあっても何かしらの知識はあるはずです。しかし、多くは校正とは具体的に何をするのか。またはプルーフリーディングとどの違うのかを正しく理解できていません。文書を校正するとは、どのような意味なのか、そして実際に文章の校正が必要となるのはいつなのか?文章の校正とは、端的に言えば、著者以外の人に文章の見直しをしてもらうことで、ライティングの質を評価し、文章を改善するための提案や修正を行うプロセスです。このプロセスは、著者が必要だと考える校正の種類、あるいは対象とする文章の記述度合いに応じて、作業対象範囲と内容が異なってきます。多くの業界関係者や専門家が、レポート、プレゼンテーション、各種やり取り、研究論文、記事までありとあらゆる文章の見直しを行うための校正を日々必要としているのです。

文章の校正:基本的な確認項目

文章の校正を行う際、何をチェックするかは、対象とする文章の種類や必要とされる校正の種類によって変わってきます。文章の校正を行う上で確認する基本的な項目は幾つかあるものの、これらに限定されているわけではありません。

  • 論理的な流れ
  • 事実の正確性
  • スタイルと一貫性
  • 言語と文法
  • 単語の選択
  • 技巧的な正確性
  • 書式

必要とする校正の種類によっては自分でできるものや、同僚に頼んでやってもらうことができるものもあります。とはいえ、重要な文章は、専門の校正サービスに作業を依頼することをお勧めします。最良の校正サービスであれば、さまざまな校正レベルで、専門の校正者が文章の校正作業を行ってくれます。学術論文は学識者が、マーケティングの企画書はマーケティングの専門家が、というように該当分野の専門知識を有する校正者がレビューを行ってくれるでしょう。

校正には、ストラクチュラル・エディティング(Structural editing)、コピーエディティング(Copy editing)、ライン・エディティング(Line editing)、メカニカル・エディティング(Mechanical editing)、サブスタンティブ・エディティング(Substantive editing)などさまざまなタイプ(種類)があります。それぞれ、文章作成プロセスのさまざまな段階で実施されますが、タイミング同様に用途も異なります。大まかな文章の校正としては、サブスタンティブとストラクチュアル・エディティングを行うことが大切です。この段階で文章の構造を見直し、内容が論理的かつ一貫性があるかを確認します。既に大方の見直しが終了した段階の文章であれば、必要なのは、文法や単語の選択、使用言語、ライティングスタイル(文体)といった内容を確認するコピーエディティングです。より技術的あるいは学術的な文書であれば該当文章が特定の引用スタイル(MLA、APA、シカゴなど)や法学の引用をする際に参考にすべきBluebookの要件を満たしているかを確認するための専門的な技術校正が必要になります。

実際に文章の校正とは何をするのか

著者のニーズに応じて、さまざまな種類の専門的な校正サービスが利用可能です。最良の校正サービスは多様な専門知識を有する経験豊富な校正者を揃えており、著者からの要望に的確に応えてくれるでしょう。文章校正者は最初に、著者がどの種類の校正を行いたいと考えているかを確認してきます。それと合わせて、執筆の目的とどのような読者を想定しているかも聞いてくるはずです。校正者にとって、該当文章が何のために、誰に対して書かれたものかを理解することは重要です。校正者が、文章のスタイル、トーン(論調)、さらに単語の選択が、公開される場所において適切であることを確認できて始めて最高の校正サービスを提供することが可能になるのです。

プロの校正者は、こうした情報を入手した後に執筆された文章全体を読み、文法、句読点の使い方、スペルミスの修正を行います。校正者は、言語および文法をチェックしながら、長すぎる箇所や分かりにくい箇所の修正も行います。テキストについて質問をしてきたり、メモを残したりすることで、大幅な変更を加えた箇所についての説明や確認を求めてくることもあります。また、事実の修正あるいは確認を求めるメモを残すこともあります。一般的には文章の校正を依頼した場合、校正者が送り返してくれる修正済みの原稿を確認し、校正者の提案や指示に従って原稿に変更を加えていきます。その後、著者がそれらの変更に満足しているかを確認するために校正者がもう一度見直すこともあります。プロの校正者の多くは、2回目の見直しまでは無償で提供してくれますが、校正サービスによっては追加の確認作業も初期費用に含まれていることもあります。

校正とプルーフリーディングの違い

ここまで校正の種類を見てきましたが、校正とプルーフリーディングは何が違うのか疑問を感じているのではないでしょうか。この2つの違いが分からなくなっているかもしれませんが、違いを把握できていない人は少なくありません。校正とプルーフリーディングは、文章の校正を行う時に何に重点を置くかに主な違いがあります。校正では、前述のように文章にさまざまな変更を加え、多様な基準に準じた文章の評価を行いますが、プルーフリーディングにおける作業の対象はさらに限定的です。通常、プルーフリーディングとは執筆から公開までの間における最終ステップであり、該当文書が印刷あるいは一般公開される前に、文法、句読点、スペル、大文字・小文字、略語、さらに書式に間違いがないかを確かめるための最終確認作業なのです。プルーフリーディングにおいて、それ以前の校正作業で見落とされた小さなミスが見つかることもあります。つまり、原稿が執筆の初期段階であるなら必要なのは校正サービスで、既に何度かのレビューを経て修正を重ね、公開して共有する準備が整っているのであれば必要なのはプルーフリーディングとなります。

最後に、文章の校正をどうやって依頼すればよいかですが、多くの校正サービスがインターネット経由で利用できるようになっています。インターネットの利用増加とグローバル化の進展に伴い、校正サービスの需要はかつて無いほどに高まっています。Googleなどの検索サービスで校正サービスを探したり、同僚や学友にお勧めの校正サービスがないか聞いてみたりすることもできるでしょう。ネット検索した校正サービスだからといって品質を心配する必要はありません。ネット以外で探したサービス同様に安心して依頼することができるものが多数見つかることでしょう。校正サービスを提供している翻訳会社や言語サービスプロバイダー(LSP)の多くは、対象分野の専門家や経験豊富な校正者など幅広い人材を抱えています。プレゼンテーションやレポートを作成した際に文章の校正が必要だと思うときには、是非こうしたサービスを活用してみてください。

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