MSワードの「変更履歴」機能を使用した校正原稿の確認方法をご説明いたします。
変更履歴機能とは、文書に加えられた変更内容を記録していく機能で、削除した部分は赤い取り消し線、追加部分は赤字と赤い下線で表示されます(赤以外の色の場合もあります)。この機能を使用すれば、 どこがどのように修正・加筆されたかを確認することができ、また、それら変更箇所を反映するかしないかを決めることができます。この機能は通常、複数の英文校正者が一つの原稿の作業を担当するときに使われます。
変更履歴をオン・オフにするには、以下の4つの方法があります。
「変更履歴」を作業の途中でオフにした場合、それまでの変更履歴はそのまま残ります。「変更履歴」のオン・オフ状態は、ステータスバーに表示されている変更文字の色で判断できます。
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お勧め:変更履歴機能の最も簡単なオン・オフ方法はショートカットキー、Ctrl + Shift + Eです。 |
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校正者が削除した箇所、および新たに挿入した箇所を示すために、赤色など異なる色の下線と取り消し線が使われます。また、変更が行われた行の左側には縦線が引かれます。例を以下に示します。
お客様に原稿を納品する際は、「最終版(変更箇所/コメントの表示)」でお渡しします。校正内容の表示の仕方は、「初版」、「初版(変更箇所/コメントの表示)」、「最終版」、「最終版(変更箇所/コメントの表示)」の4つのオプションから選ぶことができます。デフォルトの状態(吹き出しなし)では、「最終版(変更箇所/コメントの表示)」と「初版(変更箇所/コメントの表示)」で表示される原稿の差異をはっきりと見ることができませんが、吹き出しを使用すると、その差は明白となります。 吹き出しは「チェック/コメント」ツールバーで使用可能にできます。「表示」メニューにある「吹き出し」をクリックし、「常に使用する」を選択してください。
初版:英文校正前の原稿を表示します。つまり、すべての変更を元に戻した状態です。
最終版:英文校正後の原稿を表示します。つまり、すべての変更箇所を承諾した状態です。
初版(変更箇所/コメントの表示):
挿入された文字列が「吹き出し」で表示され、削除された文字列が取り消し線を引かれた状態で本文中に表示されます。つまり、ここで表示される本文はオリジナルの原稿で、そこに変更箇所が示されていく形です。
最終版(変更箇所/コメントの表示):
削除された文字列が「吹き出し」で表示され、挿入された文字列が下線を引かれた状態で本文中に表示されます。つまり、ここで表示される本文は、英文校正が行われた後の最終原稿です。
「チェック/コメント」ツールバーを使用して、変更箇所を受け入れたり、変更を受け入れずに元に戻したりする作業を行うことができます。「チェック/コメント」ツールバーを表示させるには、「表示」メニューの「ツールバー」から選択します。または、ツールバー上で右クリックをし、そこから「チェック/コメント」を選択します。
「チェック/コメント」ツールバーにある以下のボタンを使って、校正内容を反映する・しないの作業を進めます。
また、変更箇所の承諾と、変更を受け入れずに元に戻す作業には、いくつかの方法があります。
変更の承諾 |